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Les factures rédigées doivent être précises, et obligatoirement comporter certains éléments pour être valides. Parmi ces éléments, on retrouve l’identité du prestataire (vous) et celle du client, la dénomination de la prestation ou du produit fourni, la date de vente associée à cette prestation ou ce produit, la date d’émission de la facture et le montant total de la transaction. S’il y a une conversion de monnaie nécessaire à appliquer, il est également recommandé d’indiquer le taux précis utilisé et sa date, car les taux de conversion peuvent rapidement varier et ajouter de petites erreurs comptables dans vos factures.
Votre processus de facturation doit être simple, mais avec une tenue rigoureuse des étapes. Un suivi par client est fortement conseillé : vous devez toujours être capable de dire quand vos clients ont reçu leur facture, ou d’éventuels relances de paiement. Pour cela, une bonne classification est indispensable, et il est recommandé d’avoir recours à un stockage numérique plutôt que physique, car il rend l’indexation bien plus simple.
Pour cela, il existe de nombreux logiciels de gestion de factures ; à vous de choisir celui qui correspond le mieux à vos besoins et à votre budget. Ces logiciels, en plus du gain de temps qu’ils peuvent représenter dans une journée, réduisent grandement le risque de l’erreur humaine. Vous pourrez également suivre en temps réel l’état de vos factures (en attente de paiement, payées, impayées) et prendre les mesures qui s’imposent.
Ces logiciels vous permettront également d’avoir une uniformité, ce qui présente un double avantage : vos clients vous percevront comme une entreprise stable et professionnelle, et votre comptabilité sera beaucoup plus simple à tenir. Ils vous permettront aussi de maintenir cette harmonisation dans le temps, malgré les éventuels changements de poste.
Une des difficultés que vous pourrez rencontrer est le taux de TVA à appliquer. En effet, il varie selon les biens ou les services proposés, mais peut également différer selon les pays, si vous avez des clients étrangers. Renseignez-vous au préalable sur la législation à appliquer.
Une autre erreur courante est la mauvaise indexation d’une facture, ce qui la rend impossible à retrouver. Bien que cela ne pose normalement pas de souci directement auprès du client ou de l’entreprise, cela pourra en poser plus tard, si l’on essaye de retrouver une facture précise. Pour information, toutes les pièces justificatives (bon de commande, de livraison ou de réception, facture client ou fournisseur, etc.) doivent être conservées pendant 10 ans à partir de la clôture de l’exercice. Ce délai est de 6 ans pour des factures informatiques, à compter de la date de la dernière opération. Pour plus d’infos sur les délais de conservation des documents en entreprise, nous vous invitons à consulter cette page.
Attention, si vous constatez une erreur de facture, privilégiez toujours une facture rectificative ou une facture d’avoir plutôt que de supprimer la facture initiale. En effet, les factures suivent une numérotation bien précise, et ne peuvent pas se remplacer entre elles ; si vous en supprimez une, cela se verra en cas de contrôle, et vous pourriez vous retrouver dans une posture suspecte, malgré votre innocence. En d’autres termes, évitez le suraccident !
Avec ces éléments, vous avez un meilleur aperçu de ce à quoi un processus de facturation doit ressembler. N’hésitez pas à tester différents logiciels en demandant des versions démos avant de vous engager, et vous aurez ainsi une gestion facilitée d’une bonne part du côté financier de votre entreprise.
