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Gérer vos contrats du côté fournisseur comme du côté client est une tâche complexe, mais qu’il ne faut pas négliger. À mesure que votre entreprise gagnera en envergure, il pourra être simple de perdre le fil de vos contrats ; mauvaise communication, oubli d’éléments à envoyer ou à réclamer, et autres inconvénients risquent de vous ralentir et de vous donner mauvaise presse.
Voici quelques stratégies à mettre en place pour vous permettre d’optimiser votre gestion de contrat et d’offrir les meilleures opportunités à votre entreprise.
C’est la norme depuis plusieurs années maintenant, en particulier depuis l’avènement du télétravail. Il est plus simple de ne rien oublier lorsque la majorité du travail est automatisé et classé. Mais quels sont les critères de sélection des logiciels de contrat ?
Votre logiciel de choix devra être simple d’utilisation : moins vous passerez de temps à le prendre en main, meilleur ça sera pour vos affaires.
La présence de modèles de contrats est très recommandée pour avoir une base solide sur laquelle se fonder, mais assurez-vous aussi de pouvoir importer vos modèles existants : vous pourrez ainsi continuer à proposer les mêmes contrats à vos clients actuels.
N’hésitez pas à vous renseigner auprès de vos pairs pour regarder les logiciels ou méthodes qu’ils utilisent. La bouche-à-oreille fonctionne très bien en ligne également : de nombreux sites recensent et classent les logiciels de gestion de contrat, comme G2 ou Capterra.
Le stockage de documents sur Cloud ou de manière locale est aussi un important avantage, car vous êtes tenus de conserver vos données pendant 6 ans de manière dématérialisée à partir de la dernière date de facturation. Vous pouvez consulter la page officielle du service public sur les délais de conservation des documents ici, si vous en avez besoin.
Il faudra également que le coût de ce logiciel soit adapté à votre échelle et ne représente pas une charge trop importante.
Après plusieurs tests, nous avons établi un classement de quelques logiciels pour vous aider dans votre choix.
En troisième place, Clustdoc est un outil pratique pour dématérialiser vos démarches clients et administratives. Vous pouvez réserver un RDV découverte gratuit sur leur site pour tester leur version démo, et vous faire une meilleure idée de ce dont leur logiciel est vraiment capable. Cependant, leur politique de prix n’est pas publique, ce qui laisse à penser qu’elle est relativement élevée.
En deuxième place, Yousign est une entreprise française qui propose un outil de signature à authentification forte en ligne. Plus qu’un logiciel de gestion, c’est un logiciel qui met l’accent sur la confidentialité des données : les données sont hébergées en France et sont donc conformes au RGPD. Les processus sont automatisés, et le suivi des modifications est instantané : on apprécie particulièrement la flexibilité du service, avec une offre à 9 €/mois pour des besoins de signatures ponctuels qui peut monter jusqu’à 40 €/mois pour les plus gros besoins. Une bonne marge de manœuvre, qui fait plaisir au portefeuille, mais qui dévoile aussi les limites du logiciel.
Enfin, si on parle de gestion de contrat pure, il n’y a qu’un grand nom qui revient : Tomorro, anciennement Leeway. Français également, c’est un outil redoutable d’efficacité. Avec un espace collaboratif et des intégrations aux plateformes comme un service Contract Management avec Salesforce ou Teams, c’est un des logiciels les plus simples à incorporer à votre workflow. La sécurité est également au rendez-vous, avec un cryptage de pointe pour assurer une parfaite confidentialité des données. Tomorro est le logiciel de gestion de cycle de vie de contrat le plus complet actuellement disponible : et en plus, il propose une période d’essai gratuite pour vous faire une idée de l’étendue de ses fonctionnalités.
Avec le bon outil, même la gestion de contrats peut devenir simple ! Le meilleur moyen de faire votre choix est encore de tester les logiciels pour s’assurer qu’ils correspondent à vos attentes, alors n’hésitez pas à prendre contact avec les équipes de ces applications.
