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Dix formules à éviter dans un mail

Tout le monde rédige des mails. Qu'il s'agisse d'un courriel à un ami, un collègue, un supérieur hiérarchique ou à un étranger. Comment faire pour écrire un message efficace?

Cela passe par l'aération du texte, les sauts de lignes, la concision de son information, etc. Pour rédiger un mail efficace, il faut se souvenir que les règles d'écriture d'un mail s'appliquent comme dans un message écrit sur papier. Lire des blocs est insupportable! Donc on fait court et on va à l'essentiel. Cela signifie 15 lignes maximum, dans des paragraphes de trois lignes maximum.

Pour donner du confort à son lecteur on pourra également jouer sur le gras afin de donner à voir les informations importantes. Attention toutefois à ne pas en abuser!

Quelles sont les expressions à bannir?

● «Merci de me répondre», «merci par avance». Toutes ces formules sont très cavalières. On ne remercie pas quelqu'un par avance mais on le remercie pour des choses qui ont été faites. Si l'on veut engager des personnes à faire quelque chose, on optera plutôt pour un impératif. Ce procédé parlera directement au cerveau primitif de vos interlocuteurs. Par exemple: «Veuillez me répondre», «sachez que vous pouvez me joindre au»...

Ces formules n'ont rien d'autoritaire. Au contraire, elles sont affirmées et montrent ce que nous voulons faire. C'est ce qui manque à nos messages trop timides aujourd'hui. Les gens attendent d'être guidés. Et pour se démarquer, il y a des procédés. L'impératif en fait partie. 

● «N'hésitez pas à me recontacter» C'est la science qui le dit, la formule est à éviter! Figurez-vous que notre cerveau humain enlève de lui-même les négations. Quand vous dites à quelqu'un «ne vous trompez pas», il n'a qu'une idée, c'est: «Est-ce que je vais me tromper?».

Je vous donne un exemple. Un jour, une mutuelle a envoyé un e-mail à grande échelle dans lequel il figurait la phrase suivante: «N'hésitez pas à créer votre compte.» En trois mois, la mutuelle n'a eu aucun compte créé. Après cette déconvenue, on a remplacé la formule «n'hésitez pas» par «nous vous invitons à créer votre compte» ou «sachez que vous pouvez créer votre compte en ligne». Et miraculeusement, cette fois-ci, il y a eu des ouvertures!

Cela n'est pas du au hasard. Le «n'hésitez pas» est contre-productif. Il ne vous pousse pas à l'action mais vous paralyse.

● «Nous ne manquerons pas de vous rappeler» C'est une expression positive exprimée en termes négatifs. On a une bonne intention, celle de rappeler la personne. Mais comme pour le cas précédent «n'hésitez pas à me recontacter», le cerveau enlève la négation et que reste-t-il? Le verbe «manquer»!

● «Je reste à votre disposition». Voilà une formulation qui ne sert à rien. Heureusement que nous sommes à la disposition de notre lecteur! C'est donc dommage d'utiliser cet espace alors que l'on a tant de choses à dire. Il faut se sonder en tant que rédacteur: Quelle est mon intention? À la place de cette formule, on expliquera concrètement quel est notre dessein, ce que l'on veut.

● «Je vous prie de bien vouloir...» C'est une expression timide et vieillotte. On a le verbe ”prier” doublé de la formule «bien vouloir». On alourdit la phrase, on se met des entraves. Dommage. On croit que cette formule est polie mais elle surtout timide. Préférons la formulation «veuillez recevoir...»

● «Je reviens vers vous» La formule correcte mais attention! Il faut que celle-ci soit suivie d‘une formulation concrète. On écrira ainsi: «Je reviens vers vous d'ici le XXX pour XXXX.»

● «Nous ne manquerons pas de vous rappeler» C'est une expression positive exprimée en termes négatifs. On a une bonne intention, celle de rappeler la personne. Mais comme pour le cas précédent «n'hésitez pas à me recontacter», le cerveau enlève la négation et que reste-t-il? Le verbe «manquer»!

● «Je reste à votre disposition». Voilà une formulation qui ne sert à rien. Heureusement que nous sommes à la disposition de notre lecteur! C'est donc dommage d'utiliser cet espace alors que l'on a tant de choses à dire. Il faut se sonder en tant que rédacteur: Quelle est mon intention? À la place de cette formule, on expliquera concrètement quel est notre dessein, ce que l'on veut.

● «Je vous prie de bien vouloir...» C'est une expression timide et vieillotte. On a le verbe ”prier” doublé de la formule «bien vouloir». On alourdit la phrase, on se met des entraves. Dommage. On croit que cette formule est polie mais elle surtout timide. Préférons la formulation «veuillez recevoir...»

● «Je reviens vers vous» La formule correcte mais attention! Il faut que celle-ci soit suivie d‘une formulation concrète. On écrira ainsi: «Je reviens vers vous d'ici le XXX pour XXXX.»

 

Que penser de l'usage des émojis?

Son usage est délicat, au même titre que les points d'exclamation. Si vous connaissez bien la personne et que le ton de votre message le permet, vous pouvez en tenter un. Toutefois, si vous rédigez un mail professionnel, je ne vous le conseillerai pas. Normalement, les émojis n'ont pas leur place dans les messages électroniques.

Informations

Rédacteur
Nicole GOUTFER
Conseillère entreprises et animatrice de la communauté JE

Date de publication
le 12/01/18 à 14:54